Bạn đang khởi nghiệp và có ý định lựa chọn mô hình văn phòng ảo để tập trung tài chính cho hoạt động phát triển sản phẩm. Nhưng bạn không chắc văn phòng ảo có phù hợp và hiệu quả cho ý tưởng kinh doanh của mình không. Đừng lo lắng, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các phương pháp giúp tăng hiệu quả làm việc với văn phòng ảo nhé.
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng việc hoạt động kinh doanh với mô hình văn phòng ảo sẽ khiến sự sáng tạo, tính hiệu quả và quyết tâm của nhân viên giảm xuống. Bởi làm việc tại nhà hoặc tại một nơi không phải văn phòng sẽ khiến mọi người mất tập trung vì nhiều yếu tố xung quanh tác động. Điều này thực tế có khả năng xảy ra. Tuy nhiên nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, mọi người có khuynh hướng tăng năng suất, hiệu quả và sáng tạo trong công việc hơn khi cảm thấy thoải mái với không gian riêng của mình. Vậy làm cách nào để tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả và thành công với văn phòng ảo? Dưới đây là một vài cách hay cho bạn.
- Duy trì liên lạc hợp lý
Giao tiếp rất quan trọng trong mọi văn phòng, dù ảo hay thực. Đối với mô hình văn phòng ảo, việc đối thoại trực tiếp sẽ ít hơn do khoảng cách giữa bạn và nhân viên, nhưng hãy sử dụng các cuộc gọi để trao đổi càng nhiều càng tốt. Điều này cải thiện hiệu quả năng suất làm việc của văn phòng ảo, bởi việc trao đổi thường xuyên giúp cho việc truyền tải thông điệp dễ dàng hơn, sâu rộng hơn, tránh sự nhầm lẫn do đọc sai hoặc hiểu sai thông điệp từ email, vừa giúp giữ liên lạc và nắm bắt tiến độ. Hãy đảm bảo thông điệp và mong muốn của bạn luôn rõ ràng và được thực hiện đúng mục đích.
- Sử dụng Công cụ hội thoại nhóm
Hiện nay các nền tảng như Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zalo,… đã phát triển rất tốt, là những công cụ hoàn hảo cho các cuộc gọi nhóm, họp hành online.
Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn vừa có thể kết nối với đồng sự, nhân viên của mình, nâng cao sự thống nhất trong nội bộ, vừa giải quyết hiệu quả những vấn đề công việc của tập thể một cách thông suốt.
Nguồn ảnh: Unsplash
- Tăng cường gặp mặt
Nếu bạn và nhóm của mình trong cùng thành phố, hãy lên kế hoạch cho các buổi gặp mặt trong tháng hoặc quý. Nếu nhóm của bạn ở nhiều nơi thì hãy lên kế hoạch cho các cuộc gặp gỡ, kỳ nghỉ hàng quý hoặc nửa năm. Điều này nhằm tăng mối liên kết giữa các thành viên, cũng như cho thấy được các hoạt động của công ty đang diễn ra một cách chân thật và triển vọng như thế nào, giảm thiểu sự nhàm chán và giảm niềm tin vào quá trình vận hành của công ty do ít sự tiếp xúc thực tế.
- Sắp xếp lịch làm việc linh hoạt
Ưu điểm lớn nhất của làm việc tại nhà là làm việc theo ý thích thuận tiện trong phong cách và không gian riêng. Điều này giúp các thành viên hoàn thành công việc theo lịch trình và thời hạn được đề ra dễ dàng và hiệu quả. Đồng thời người quản lý cũng có thể sắp xếp lịch làm việc, phân bổ công việc cho các thành viên một cách linh hoạt theo thời gian để đảm bảo các vấn đề phát sinh trong ngày luôn được xử lý đúng cách.
- Thúc đẩy năng lực cạnh tranh
Để duy trì hiệu suất làm việc, một chút khích lệ là điều cần thiết với các hoạt động thi đua nhỏ, thưởng năng suất làm việc, ghi nhận cống hiến…
Đồng thời bạn cũng có thể thiết kế các hoạt động trò chơi trong các giờ nghỉ giải lao để vừa thúc đẩy tinh thần đồng đội, vừa cải thiện năng suất và sự hợp tác. Thường xuyên đánh giá, đo lường sự phát triển của nhân viên và tưởng thưởng khi họ hoàn thành tốt công việc. Điều này vừa mang đến sự công nhận cho những nỗ lực của nhân viên, vừa khiến họ làm việc chăm chỉ hơn, thúc đẩy khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các thành viên với nhau.
Kết luận
Làm việc với văn phòng ảo có thể tạo ra một vài vấn đề hạn chế trong hoạt động của doanh nghiệp do khoảng cách làm việc, do đó công ty của bạn cần cố gắng duy trì kết nối thông tin một cách hiệu quả và thông điệp luôn rõ ràng, chi tiết.
Văn phòng ảo là một mô hình văn phòng rất hợp lý và hiệu quả đối với các doanh nghiệp mới, công ty có vốn đầu tư nhỏ, các chi nhánh mở rộng thị trường, các nhóm kinh doanh… nhằm tối ưu hóa tài chính. Do đó, hãy sử dụng nó để làm lợi thế chính của bạn bằng những phương pháp quản lý hợp lý và các mẹo được đưa ra ở trên và khuyến khích nhân viên thực hiện, bạn sẽ dễ dàng tăng năng suất lao động với văn phòng ảo của mình lên nhiều lần.