Ngày nay, trên thị trường văn phòng cho thuê, bạn thường thấy người ta chia văn phòng thành các loại văn phòng thành văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại (văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ). Trong bài viết này, chúng tôi thông tin đến bạn về loại văn phòng phổ biến và được quan tâm nhất trên thị trường hiện nay là văn phòng truyền thống.
Văn phòng truyền thống là gì
Văn phòng truyền thống là kiểu văn phòng quen thuộc và phổ biến nhất trong lĩnh vực cho thuê văn phòng từ trước đến nay. Văn phòng truyền thống là dạng văn phòng cho thuê theo diện tích thực tế (m2). Đây là dạng văn phòng được xây dựng và bố trí trang thiết bị hiện hữu, theo nhu cầu doanh nghiệp nhằm đáp ứng số lượng nhân sự sử dụng trong diện tích văn phòng mỗi ngày làm việc.
Như vậy, văn phòng truyền thống có những đặc điểm chính là:
+ Do doanh nghiệp quản lý;
+ Phải trả tiền thuê mặt bằng văn phòng hàng tháng theo mét vuông diện tích thuê;
+ Trụ sở, địa chỉ cụ thể rõ ràng;
+ Không gian được phân chia theo bố cục từng phòng ban, theo số nhân sự thực tế làm việc trên một mặt bằng cố định;
+ Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định (thường là giờ hành chính).
Ảnh: Kate Sade – Unsplash
Lợi ích của văn phòng truyền thống
Mô hình văn phòng truyền thống hiện vẫn là kiểu văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay, bởi nó phù hợp với phương hướng phát triển lâu dài và bền vững của các doanh nghiệp.
Một số lợi ích của mô hình truyền thống có thể kể đến như:
+ Pháp lý rõ ràng, đảm bảo: văn phòng truyền thống với địa chỉ, thông tin liên lạc cụ thể, hoạt động ngay tại chỗ và có nhân sự làm việc thực tế, cùng các thủ tục đăng ký kinh doanh đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động và phát triển.
+ Dễ quản lý nhân sự theo cơ cấu phân cấp phòng ban: có sự phân chia rõ ràng về các cấp nhân viên và chia tách phòng ban cụ thể, giúp doanh nghiệp quản lý một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
+ Xây dựng văn hóa doanh nghiệp:văn phòng thuộc sự quản lý của doanh nghiệp, theo triết lý kinh doanh của nhà quản trị, được trang trí, sắp xếp và quản lý, điều hành theo phong cách, dấu ấn riêng của doanh nghiệp. Do đó dễ dàng tạo nên văn hóa, thương hiệu của doanh nghiệp.
+ Không gian chung, tương tác cao: với văn phòng truyền thống, làm việc cùng nhau, họp hành, lên ý tưởng… là những hoạt động thường xuyên và trực tiếp, khiến các thông điệp truyền tải từ ban lãnh đạo đến nhân viên trở nên trôi chảy và thông suốt, đảm bảo hiệu suất làm việc của cá nhân và tập thể.
+ Tạo tin tưởng, uy tín với khách hàng, đối tác: việc sở hữu văn phòng chuyên nghiệp, có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, thấy được các hoạt động triển khai thực tế, có thể đến trực tiếp để trao đổi, xử lý các vấn đề phát sinh… sẽ tạo niềm tin của khách hàng, đối tác và tăng uy tín cho doanh nghiệp.
Nhược điểm của văn phòng truyền thống
Ngoài những ưu điểm thấy rõ, văn phòng truyền thống cũng có một số nhược điểm nhất định:
+ Chi phí cao: đây chính là rào cản lớn đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty start-up có nguồn vốn nhỏ và không ổn định. Các chi phí cố định như chi phí mặt bằng, trang thiết bị vật tư, phí quản lý, bảo trì… đẩy chi phí dạng văn phòng này lên cao. Đặc biệt đối với những văn phòng có địa chỉ tốt, khu vực trung tâm, mặt tiền đường lớn có mức giá thuê và quản lý cao ngất ngưỡng.
+ Không sử dụng 100% công năng và thời gian: một số không gian văn phòng gần như không được sử dụng 100% công năng và thời gian như các phòng họp, phòng tiếp khách, phòng hội thảo… chỉ hoạt động khi phát sinh công việc trong một vài giờ hoặc một vài ngày. Ngoài ra, khi thuê văn phòng truyền thống, công ty cần 1-2 tháng trước khi đi vào hoạt động, để thiết kế nội thất, lắp đặt trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Đây là thời gian “chết” gây tốn kém cho doanh nghiệp khi vẫn phải chi trả tiền thuê mà không tạo ra được lợi nhuận.
Ảnh: Lycs Architecture – Unsplash
+ Hợp đồng thuê dài hạn kém linh hoạt: hợp đồng thuê văn phòng truyền thống được tính bằng nhiều năm chứ không linh hoạt tùy nhu cầu như văn phòng hiện đại. Điều này nhiều khi gây bất lợi cho doanh nghiệp nếu muốn thay đổi địa chỉ kinh doanh sang vị trí khác khi mở rộng hay thu hẹp quy mô nhưng không thể chấm dứt thuê vì vi phạm hợp đồng.
Những nhược điểm của văn phòng truyền thống hiện nay đã được khắc phục bởi sự xuất hiện của văn phòng hiện đại với văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ. Văn phòng hiện đại hướng đến đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty khởi nghiệp, công ty có nguồn vốn thấp cần giảm thiểu chi phí vận hành để tập trung vào kinh doanh và đầu tư nghiên cứu sản phẩm. Kiểu văn phòng này sẽ đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng văn phòng vì mục đích sở hữu địa chỉ kinh doanh đẹp, không ngồi thực tế hoặc chỉ một đến hai nhân sự thường trực, giá thuê rẻ nhờ chia sẻ chi phí, phù hợp giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.