Mô hình văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ đang ngày càng phổ biến tại Việt Nam và là giải pháp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ hay mới thành lập. Nhưng loại hình văn phòng mới mẻ này có hợp pháp hay không là vấn đề băn khoăn của nhiều người.
Văn phòng ảo: giải pháp tiết kiệm tài chính
Văn phòng ảo là một loại hình văn phòng dịch vụ giá rẻ không có diện tích thực tế. Hay nói cách khác đây là hình thức văn phòng cho thuê với diện tích 0m2, với mục đích cho doanh nghiệp thuê vị trí văn phòng để đăng ký làm trụ sở chính thay vì thuê một mặt bằng văn phòng cố định chi phí cao. Trong khi công việc văn phòng thực tế được diễn ra ở một nơi khác, thì văn phòng ảo phục vụ cho việc đàm phán, kí kết trong kinh doanh cần không gian chuyên nghiệp và thuận tiện di chuyển, giao dịch.
Văn phòng ảo cũng cho phép người sử dụng được sở hữu một số tiện ích cơ bản của một văn phòng truyền thống bao gồm từ bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách… Hiện nay, dịch vụ văn phòng ảo có rất nhiều gói từ cơ bản đến cao cấp với nhiều tiện ích cho khách hàng lựa chọn tùy thuộc theo nhu cầu cũng như ngân sách tài chính.
Với chi phí chỉ tầm 20.000 đồng/ngày cùng việc sở hữu địa chỉ văn phòng đẹp, dịch vụ văn phòng ảo được xem là phương án thuê văn phòng giúp những doanh nghiệp nhỏ và các startup có thể tiết kiệm tối đa chi phí trong những thời kỳ cam go như mới bước chân vào thị trường, hoặc giai đoạn dịch bệnh Covid bùng phát làm ảnh hưởng tài chính doanh nghiệp nặng nề như hiện nay. Thế nhưng, địa chỉ ở một nơi, hoạt động ở một ngả, liệu giải pháp này có bị xem là trái với quy định của pháp luật doanh nghiệp hay không?
Ảnh: Minh họa
Tính pháp lý của văn phòng ảo
Thực tế hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể về loại hình văn phòng này. Văn phòng ảo là thuật ngữ không được quy định ở văn bản pháp luật mà phát sinh trong thực tế. Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN) định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh (Điều 4).
LDN cũng đưa ra những quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp: đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) (Điều 42).
Luật không có quy định bắt buộc một địa điểm chỉ được đặt một doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không. Pháp luật cũng không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để đăng ký trụ sở hoạt động. Vì thế về cơ bản mô hình văn phòng này vẫn được coi là hợp pháp.
Một vấn đề khác đặt ra, các đối tượng như nhà đầu tư nước ngoài tiến hành hoạt động đầu tư trực tiếp vào Việt Nam thông qua việc thành lập tổ chức kinh tế 100% vốn nước ngoài, và các thương nhân nước ngoài thành lập, đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại (theo pháp luật nước ngoài) đặt văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam theo Luật Thương mại 2005. Các đối tượng này có vi phạm pháp luật hay không nếu sử dụng hình thức “văn phòng ảo” cho trụ sở, văn phòng đại diện và chi nhánh của họ? Tương tự doanh nghiệp Việt Nam, hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình “văn phòng ảo” hoạt động mạnh.
Cũng có nhiều cơ quan quản lý cho rằng việc kinh doanh văn phòng ảo sẽ gây nên những tình trạng trốn thuế hay mua bán hóa đơn. Thế nhưng vẫn chưa có những chứng minh thực tế. Hơn thế dù là văn phòng truyền thống thì tình trạng trốn thuế và mua bán hóa đơn vẫn xảy ra. Điều này rõ ràng phụ thuộc vào việc siết chặt quản lý thay vì siết chặt loại hình văn phòng.
Mặc dù pháp lý của văn phòng ảo còn khá mới mẻ song với sự phát triển nhanh chóng và nhu cầu bức thiết của nhiều doanh nghiệp thì tương lai Luật doanh nghiệp sẽ sớm bổ sung và bảo vệ quyền lợi cho loại hình văn phòng này.
(Nguồn: Báo Biên phòng, Doanh nhân Sài Gòn)