Ở phần trước, chúng tôi đã chia sẻ với bạn về nội dung giới thiệu mô hình văn phòng ảo là gì. Trong phần này, mời bạn tìm hiểu về vấn đề mà sẽ có rất nhiều người quan tâm, đó chính là đối tượng sử dụng văn phòng ảo. Không phải doanh nghiệp nào trong mọi thời điểm cũng phù hợp văn phòng ảo, mà cần phải dựa trên định hướng phát triển và nhu cầu của công ty tại thời điểm đó.
Thông thường, văn phòng ảo là giải pháp ngắn hạn để giúp doanh nghiệp tập trung vốn đưa công ty vào quỹ đạo, hoặc để thăm dò thị trường trước khi ra quyết định đầu tư. Do đó, văn phòng ảo sẽ phù hợp với những kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và có tính giai đoạn.
Ai nên sử dụng văn phòng ảo?
Tuy không phải là mô hình văn phòng phù hợp cho hoạt động kinh doanh lâu dài như văn phòng truyền thống, nhưng nhiều loại doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh có thể gặt hái được thành công và những lợi ích lớn từ mô hình văn phòng ảo. Bao gồm:
- Các công ty dịch vụ tài chính
- Kế toán viên chuyên nghiệp
- Chuyên gia tư vấn (tài chính, bất động sản, đầu tư…)
- Công ty bất động sản, môi giới bất động sản
- Công ty tư vấn luật
- Đại lý/chi nhánh mở rộng tìm hiểu thị trường
- Văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
- Doanh nhân và công ty khởi nghiệp
- Dịch vụ công nghệ
- Người làm nghề tự do
- Nhà thầu
- Ngành nghề khác có nhu cầu
Có thể thấy văn phòng ảo phục vụ đa dạng đối tượng, trong đó các cá nhân kinh doanh là khách hàng đặc biệt nhờ các ưu thế rất đặc thù của nó. Bạn có thể là một người đang khởi nghiệp với số vốn hạn hẹp, đang trong quá trình phát triển sản phẩm cần tiết kiệm chi phí, bạn cũng có thể là chủ doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm một địa chỉ tốt hơn để thuận lợi giao dịch, gặp gỡ khách hàng, tăng sự uy tín nhưng chi phí thuê văn phòng truyền thống quá cao, bạn cũng có thể là người làm nghề tự do, nhóm chuyên viên như kế toán viên, chuyên gia tư vấn cần sử dụng một địa chỉ văn phòng cố định để tạo niềm tin và chuyên nghiệp với khách hàng… Như vậy chần chờ gì nữa, văn phòng ảo sinh ra là dành cho những người như bạn.
Ngoài ra, các đối tượng khách hàng chính của văn phòng ảo đến từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước, gồm doanh nghiệp nhỏ, công ty khởi nghiệp cần tối ưu hóa nguồn vốn và chi phí vận hành; các công ty cần mở rộng đại lý hay chi nhánh nhưng do dự về thị trường cần thời gian tìm hiểu; văn phòng đại diện của công ty trong nước hoặc của thương nhân nước ngoài để tạo quy mô và độ phủ nhưng chi phí văn phòng có địa chỉ tốt quá đắt đỏ… Văn phòng ảo là giải pháp số 1 dành cho các doanh nghiệp này ngay trong thời điểm hiện tại.
Có thể nói, văn phòng ảo không giới hạn đối với bất kỳ ngành cụ thể nào. Ưu điểm dễ dàng nhận thấy nhất là nó giúp tiết kiệm chi phí một cách tuyệt vời khi doanh nghiệp đang đối mặt nhiều khó khăn về tài chính. Hơn nữa, một văn phòng ảo cũng có thể phục vụ nhu cầu của các công ty quốc tế muốn có địa chỉ thực ở các quốc gia khác nhau nhằm tạo dựng hệ thống chăm sóc khách hàng bản địa tốt nhất cũng như mở rộng mạng lưới thị trường, nâng cao giá trị công ty.
So với văn phòng truyền thống, mô hình văn phòng ảo có ít các rào cản hơn nên mang lại điều kiện tài chính tốt hơn cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ, giúp các doanh nghiệp này tập trung các nguồn lực quan trọng hơn để tăng trưởng, đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế vẫn đang “vật lộn” với hậu quả của đại dịch Covid để lại.
Với văn phòng ảo, một công ty có thể linh hoạt trong việc lựa chọn gói thuê với số lượng dịch vụ cần thiết mà không bị ràng buộc bởi các cam kết thời gian thuê dài hạn và chi phí lớn. Bên cạnh đó, văn phòng ảo còn cho phép các công ty mở rộng quy mô về nhân sự và chi nhánh một dễ dàng và tiết kiệm chi phí tối đa khi doanh nghiệp trên đà phát triển. Do đó, hiệu quả của văn phòng ảo là không thể phủ nhận và dù trong điều kiện nào, việc sử dụng văn phòng ảo đúng nhu cầu và định hướng kinh doanh sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều tài nguyên cho quá trình phát triển bền vững của công ty bạn.
(Còn tiếp)
Xem thêm:
Những điều bạn cần biết về văn phòng ảo (P.1) – Văn phòng ảo là gì?
Những điều bạn cần biết về văn phòng ảo (P.3) – Tại sao chọn văn phòng ảo?