Tiếp theo hai nội dung Văn phòng ảo là gì và Những ai nên sử dụng văn phòng ảo của hai phần trước. Ở phần này chúng ta cùng tìm hiểu về việc Tại sao bạn nên lựa chọn văn phòng ảo trong kế hoạch kinh doanh của mình.
Tại sao chọn văn phòng ảo?
Tiết kiệm chi phí
Như đã nhắc đến ở các phần trước, chúng ta biết rằng lợi ích có thể nhìn thấy ngay của văn phòng ảo chính là tiết kiệm chi phí. Đối với các doanh nghiệp giới hạn nguồn vốn, cần tập trung tài chính vào kinh doanh, sản xuất hay phát triển dịch vụ, việc giảm thiểu chi phí vận hành trở thành một vấn đề nan giải và cấp thiết. Làm thế nào để có thể duy trì hoạt động doanh nghiệp hoặc chi nhánh doanh nghiệp một cách thuận lợi nhưng giảm tối đa chi phí văn phòng đang “ngốn” rất nhiều khoản chi của công ty? Làm sao để chi phí thấp nhất nhưng hiệu quả kinh doanh cao nhất? Văn phòng ảo trở thành giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp trong giai đoạn này khi mà bạn chỉ cần tiêu tốn một khoản chi phí không đáng kể hàng tháng cho việc đặt một địa chỉ văn phòng tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp vẫn diễn ra trôi chảy và tiến triển theo đúng kế hoạch.
Ngoài việc tiết kiệm chi phí so với văn phòng truyền thống, dịch vụ văn phòng ảo còn mang lại nhiều lợi ích. (Ảnh: Internet)
Không cần cam kết lâu dài
Ngoài việc tiết kiệm chi phí so với văn phòng truyền thống, dịch vụ văn phòng ảo còn mang lại nhiều lợi ích. Như đã phân tích trước đó, văn phòng ảo hướng đến đối tượng khách hàng thuê ngắn hạn, thông thường từ 6 tháng đến 2 năm, do đó hầu như dịch vụ này có thể phục vụ bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động kinh doanh mà không bắt buộc các doanh nghiệp phải cam kết thuê lâu dài. Điều này vô cùng phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp đang triển khai các kế hoạch ngắn hạn, chẳng hạn như: Doanh nghiệp đang tìm hiểu thị trường, tìm cách thiết lập một địa chỉ tại địa điểm mà trong thời gian tới họ dự định đặt văn phòng thực tế; Doanh nghiệp có mong muốn nhanh chóng hoặc ngay lập tức khởi động mà không phải quá lăn tăn về chi phí mặt bằng; Doanh nghiệp muốn hiện diện ở nhiều thị trường trong khi vẫn duy trì một cơ sở tại nhà; Hoặc doanh nghiệp muốn thử nghiệm sự hiện diện trong một thị trường mới với rủi ro thấp (và chi phí thấp).
Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn ở miền Bắc và muốn mở rộng số lượng nhân viên của công ty cũng như thâm nhập vào thị trường mới tại TP. Hồ Chí Minh – mà không phải cam kết chi phí vốn lớn liên quan đến bất động sản – thì văn phòng ảo có thể cung cấp cho công ty địa chỉ gửi thư uy tín ở những vị trí tiềm năng. Một địa chỉ doanh nghiệp tốt mang lại cho doanh nghiệp của bạn sự tín nhiệm mà bạn mong muốn với sự linh hoạt khi làm việc từ xa.
Dễ dàng mở rộng quy mô
Tùy vào mục tiêu kinh doanh mà công ty bạn sẽ cần chọn một vị trí hay nhiều vị trí phù hợp. Nếu kế hoạch gặp gỡ trực tiếp khách hàng thường xuyên tại một khu vực cụ thể của thành phố, bạn sẽ muốn chọn một văn phòng ảo đặt tại khu vực đó. Tương tự, nếu bạn muốn nhắm mục tiêu đến khách hàng ở một thành phố khác với thành phố mà bạn đang đặt trụ sở chính, bạn sẽ cần một văn phòng ảo nơi có khách hàng. Địa chỉ gửi thư thực mà văn phòng ảo cung cấp cũng thể hiện tính chuyên nghiệp. Ví dụ: một doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp có thể vẫn chỉ là một hoặc vài nhân viên hoạt động tại nhà trong các con hẻm nhỏ, nhưng khách hàng sẽ muốn làm việc với bạn tại một nơi dễ tìm kiếm, di chuyển và có không gian thoải mái. Vậy thì bạn có thể đặt địa chỉ ở các khu vực trung tâm thành phố. Và, nếu bạn quyết định mở rộng quy mô kinh doanh của mình, bạn sẽ dễ dàng chọn được nhiều địa điểm phù hợp nhu cầu từ văn phòng ảo, cho phép bạn phát triển dấu chân địa lý của mình trên danh nghĩa với tốc độ nhanh chóng.
Dịch vụ hỗ trợ khác
Một trong những lợi ích của văn phòng ảo là dịch vụ trả lời điện thoại hoặc lễ tân. Đây có thể là một sự hỗ trợ lớn đối với dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp khi công ty không có đủ kinh phí để thuê một nhân viên toàn thời gian chuyên lo điện thoại và nhận gửi bưu phẩm. Một dịch vụ trả lời điện thoại chuyên nghiệp chứng tỏ với khách hàng rằng bạn đáng tin cậy và tận tâm với họ. Nó cũng giúp bạn giải phóng khỏi việc phải sử dụng điện thoại cả giờ để bạn có thể hoàn thành công việc của mình.
Tương tự như vậy, văn phòng ảo cung cấp hỗ trợ dưới hình thức thu thập thư và gói hàng. Tính năng này cho phép các doanh nghiệp nhận thư từ và các bưu kiện quan trọng khác mà không cần phải chia sẻ địa chỉ cá nhân, cư trú. Ngoài ra, một lợi ích chính rất đáng giá của văn phòng ảo là quyền sử dụng các văn phòng thực. Tùy theo các gói dịch vụ văn phòng ảo, bạn có thể sử dụng miễn phí vài giờ trong tháng một văn phòng thực, phòng họp đầy đủ công cụ máy chiếu hoặc thuê theo giờ với chi phí hợp lý. Tổ chức các cuộc họp trong văn phòng có thể gửi đến khách hàng một thông điệp mạnh mẽ hơn về tính chuyên nghiệp so với cuộc họp trong quán cà phê và chúng cũng mang đến cho các nhóm cơ hội kết nối trong một không gian yên tĩnh không phải quán cà phê hay phòng khách.
Bên cạnh đó, một số công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo còn tích hợp lợi ích hỗ trợ về dịch vụ pháp lý trọn gói như hoàn thành hồ sơ thủ tục doanh nghiệp, dịch vụ kế toán, khai báo thuế và tư vấn pháp luật thường xuyên. Đây là những lợi điểm vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp trẻ, giúp họ có thể thuận lợi mở rộng thị trường, xây dựng cơ cấu doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động đúng theo quy định của pháp luật cũng như nhận được sự tư vấn, giải quyết tận tình các vấn đề pháp luật khác.
(Còn tiếp)
Xem thêm:
Những điều bạn cần biết về văn phòng ảo (P.1) – Văn phòng ảo là gì?
Những điều bạn cần biết về văn phòng ảo (P.2) – Ai nên sử dụng văn phòng ảo?
Những điều bạn cần biết về văn phòng ảo (P.4)